Category : Leidinggeven

Lijkt jouw Functioneringsgesprek of evaluatie ook meer op een Nieuwjaarsbrief?

• Everaerts Ingrid
• januari 6, 2014

“Liefste Mezelf,
Hier sta ik dan met mijn wensen klaar….
Met een grote drive en enthousiasme voor het Nieuwe Jaar.
We vliegen er terug in met goesting en plezier
En af toe toch tijd voor een glaasje en vertier…
We stellen sterke doelen, we halen goede resultaten
We lachen met elkaar  en nemen tijd om bij te praten
We gaan er in 2014 weer 100% tegen aan
Zo voelen we ons op  het einde van de rit weer voldaan.”

Het Nieuwe Jaar starten we steeds met  lieve woorden,  mooie intenties, goedbedoelde beloftes.

Logisch! We staan terug voor een blanco blad en kunnen dit weer vullen met nieuwe ideeën, nieuwe concepten, andere invalshoeken. De energie zit weer goed en het werkplezier staat klaar! Iedereen heeft er terug zin in want we hebben terug nieuwe budgetten, een nog vrij lege agenda 🙂 en misschien heb je wel een winterslaapje gedaan tussen Kerst en Nieuwjaar.

Loze beloftes – Mooie intenties

Let op : er ligt gevaar op de loer!

Zijn we duidelijk genoeg? Hebben we afgecheckt bij de ander? Want voor je het weet vliegen de misverstanden terug rond je oren.

Functioneringsgesprek tussen leidinggevende en zijn medewerker

Misschien herken je de volgende dialoog wel in je vorige functionering-of evaluatiegesprekken.

Leidinggevende:  
“Laten we eens even stilstaan bij de evolutie van onze afspraak. Om je sterker naar voor te schuiven binnen de groep ging jij de volgende vergaderingen leiden … “

Medewerker:
“Ok, wel zoals afgesproken heb ik geprobeerd om die meeting te leiden  en ik vind dat het heel goed gegaan is.”

Leidinggevende:
“Oei, ik vind echter dat je teveel aan het woord bent geweest.”

Medewerker:
“Ah ja ?! ( kijkt bedenkelijk ) ik moest toch de vergadering voorzitten … ”

Leidinggevende:
“Ja, maar een vergadering voorzitten wil niet zeggen dat je alles moet aanreiken en constant aan het woord moet zijn.”

Medewerker:
“Oei, ja dat wist  ik niet. Ik dacht dat je dit van mij verwachtte.”

Leidinggevende:
“Denken ?!? Verwachten?!? Ik was toch duidelijk?”

Medewerker:
“OK baas, ik zal mijn best doen.”

Hoe voorkom je misverstanden en onduidelijke communicatie?

• Ga na of je medewerker zich bewust is van datgene waar hij tegen aan loopt.

Geef feedback en koppel regelmatig terug rond datgene waar je medewerker tegen aan loopt. Nodig je medeweker uit spontaan feedback te vragen.

• Zorg eerst dat het duidelijk is waar rond je wil gaan werken

Sta lang genoeg stil bij de probleemsituatie en verhelder deze zodat het voor iedereen klaar en duidelijk is waarover je spreekt. Stel open vragen naar je medewerker, vat samen, laat hem herhalen zodat je tijd neemt om goed te luisteren naar wart hij naar voor schuift.

• Formuleer samen de  doelstelling

Bekijk samen waar je naar toe wil, afhankelijk van de probleemsituatie. Stel de vraag : “Wat wil je bereiken?”

• Sta stil

Ga even na wat er tot hier toe al gedaan is rond de doelstelling. Misschien heeft je medewerker al wel sterke acties ondernomen maar hebben die tot hier toe nog niet tot resultaat geleid. Het is dan toch belangrijk om deze stappen ook te (h)erkennen en anderzijds om ze niet meer mee te nemen in het nieuwe actieplan. Want spijtig genoeg waren ze op dit moment niet sterk genoeg.

• Bekijk andere mogelijkheden

Stap samen met je medewerker in een creatief proces en ga na welke andere mogelijkheden er allemaal nog kunnen bewandeld worden. Je staat ervan versteld hoeveel nieuwe zaken er naar voor komen als je samen de tijd neemt en hier bij stil staat. Stel vooral ook hier open vragen en vul zelf niets in!

• Laat de medewerker zijn keuze maken

Omdat de medewerker zelf verantwoordelijk is voor de uitvoering van zijn doelen is het opportuun om hem zelf ook de keuze te laten maken rond welke nieuwe acties hij wil aanpakken. Leg niets op maar let wel op de haalbaarheid en de realiteit.

• Stel een duidelijk actieplan op

Wanneer alles goed door gesproken is vat je het geheel samen in een actieplan dat voor alle partijen aanvaardbaar en realistisch is.

In ons voorbeeld wordt de afspraak dan:

Ik leid de vergadering  teneinde mezelf beter te positioneren als voorzitter en anderen meer te betrekken.

Hoe doe ik dat concreet: 

–        Ik leg kort de intro uit en overloop de agenda

–        Ik stel vooral vragen aan de deelnemers

–        Ik zorg ervoor dat iedereen aan bod komt

–        Ik stel een time keeper aan en doe dit niet zelf

–        Ik stel een secretaris aan die het verslag maakt en doe het niet zelf.

–        ….

Timing: De eerst volgende vergadering verloopt op deze manier.

Vaststelbaarheid: bevraging bij de leden van de vergadering/ verslag/ aanwezigheid N+1

Dit laatste deel moet je onderling goed afstemmen want dit wordt het meetmoment om te zien of je medewerker zijn afspraak wel is nagekomen – Afspraken moeten immers leiden tot resultaten!

Veel succes met je volgende gesprekken.

Wil je hierover nog meer info/opleiding of begeleiding? Boost je leidinggeven geeft hierop antwoord.